Một số lưu ý khi viết Email xin nghỉ phép

Đơn xin nghỉ phép là đơn được sử dụng thường xuyên trong các doanh nghiệp, tổ chức một cá nhân cần phải có thời gian giải quyết công việc. Thời đại công nghệ số hiện nay, đa phần công ty đều chấp nhận hình thức xin nghỉ phép thông qua email cá nhân. Điều này, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, linh động cũng như rút gọn lại thủ tục xử lý nghỉ phép. Đặc biệt những trường hợp khẩn cấp khác như bệnh ốm, chăm gia đình, con cái,… sẽ giúp sếp nhận sớm và điều phối công việc sắp xếp hỗ trợ.

Nghỉ phép theo đúng quy định của công ty

Ở mỗi công ty sẽ có một quy định khác nhau về thời gian cũng như thủ tục xin nghỉ phép. Tư cách nhân viên, kể cả thực tập sinh thì bạn cũng nên phải tuân thủ về quy định của công ty. Trừ những sự cố không lường trước được, bạn nên căn cứ theo quy định của công ty để tìm ra một phương án nghỉ phép phù hợp nhất.

Lý do xin nghỉ phép chính đáng

Công việc ở mỗi phòng ban đều có tính chất khác nhau, sau khi được cấp trên xem séc chi sét, chia sẻ công việc cho các nhân viên triển khai và thực hiện. Mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ phải chịu trách nhiệm mỗi phần công việc khác nhau. Ý nghĩa là khi bạn nghỉ phép thì phần công việc của bạn sẽ được chuyển qua một người, nhân viên khác đảm nhận để công việc không bị đình trệ.

Vì vậy, trường hợp chưa thực sự cần thiết nghỉ phép, bạn có thể sắp xếp và giải quyết công việc cá nhân vào những ngày cuối tuần hoặc sau giờ làm việc. Nếu bạn bắt buộc phải nghỉ phép thì bạn phải có một lý do chính đáng. Điều không những tôn trọng đối với cấp trên mà còn với đồng nghiệp có thể giúp đỡ bạn trong thời gian vắng mặt.

Xin nghỉ phép càng sớm càng tốt

Khi cần có thời gian để giải quyết công việc cá nhân, bạn nên nhanh chóng gửi email đến cấp trên hoặc bộ phận nhân sự để được hỗ trợ sớm nhất. Tránh những tình trạng gửi email quá vội vàng hoặc nghỉ rồi mới thông báo đến công ty. Không chỉ cấm trên mà lãnh đạo công ty cũng đánh giá bạn là người không có sự chuẩn bị trước, làm việc thiếu chuyên nghiệp cũng như có cái thái độ rất kém trong quá trình làm việc. Điều này ảnh hưởng đến quá trình làm việc tại công ty cũng như con đường thăng tiến phía trước của bạn!

Sắp xếp người có thể hỗ trợ công việc

Với những trường hợp nghỉ phép đã được đưa lên kế hoạch, nên chủ động tìm kiếm những sự tìm kiếm sự hỗ trợ trong công việc cùng với đồng nghiệp hoặc nhóm nhằm giúp đỡ giải quyết công việc trong thời gian vắng mặt. Khi đã sắp xếp ổn định, bạn thông báo với cấp trên của mình. Điều này cho thấy bạn có phù hợp, chủ động với công việc mà sẽ được nhận và nhìn nhận được cái nhìn tích cực hơn, cấp trên.

Để lại thông tin để liên lạc khi nghỉ phép

Trong thời gian nghỉ phép, công ty sẽ nhanh chóng bố trí nhân sự thay thế phụ trách công việc, quan trọng. Tuy nhiên, trong quá trình xử lý công việc, người đó cần thêm thông tin hoặc tệ hơn không may giải quyết được công việc. Khi bạn để lại thông tin liên hệ, thì người chịu trách công việc của bạn sẽ dễ dàng liên hệ để được hỗ trợ từ bạn, cũng thể hiện được sự chuyên nghiệp trong công việc

Trình bày rõ ràng, cụ thể

Thời gian vô cùng quý giá, đặc biệt với những người làm ở vị trí trưởng phòng, trưởng nhóm, leader,… thế nên không được phí thời gian để đọc một email xin nghỉ phép. Bạn hãy sử dụng những từ ngữ lịch sự cũng như trình bày rõ ràng, cụ thể vào mục đích của email, không nên viết dài dòng, lan man làm mất thời gian của bạn và người thân, lại còn thể hiện thiếu chuyên nghiệp.