Xử lý thế nào khi bạn không được phản hồi khi giao tiếp vì công việc
- Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp muốn nói điều gì đó quan trọng, đã chat vào nhóm làm việc chung để hỏi ý kiến nhưng mãi chẳng ai thèm trả lời?
- Bạn đã bao giờ dành rất nhiều tâm tư và thời gian để nghiêm túc soạn một email thật dài rồi gửi đi chỉ để chán nản suy sụp khi sếp không đọc và phản hồi?
- Bạn đã từng bao giờ hốt hoảng vì đến hạn công việc mà tìm mãi được hồi âm của người đồng nghiệp cộng tác chung, gọi điện không bắt máy, nhắn tin không trả lời, chat không xem, và email không phản hồi chưa?
- Hoặc bạn có từng làm một trong những điều vừa liệt kê trên đây với ai đó?
Khi đọc lại những tình huống nêu trên, chắc không cần bàn cãi, tự bản thân mỗi người chúng ta sẽ hiểu được rằng hành động không phản hồi là đúng hay sai và nó mang đến những tác động tiêu cực thế nào đến hiệu quả làm việc. Nhưng thật không may, đây lại là tình huống mà hầu hết các nhà quản lý và lãnh đạo công ty phải đối mặt. Một khảo sát thực tế đã cho thấy là có hơn 60% nhân viên sẽ bỏ qua một số email nội bộ mỗi ngày, đặc biệt là những người trẻ tuổi.
Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu một chút về cốt lõi vấn đề nhằm tìm ra cách xử lý tốt nhất và loại bỏ tình trạng “không phản hồi” – cách ứng xử rất thất bại trong môi trường công sở nhé!
VÌ SAO NHIỀU NGƯỜI CÓ THÓI QUEN KHÔNG PHẢN HỒI?
Để thành công bước qua tình trạng khó xử này, “tiên trách kỷ – hậu trách nhân”, trước hết chúng ta hãy làm rõ một câu hỏi quan trọng: Vì sao nhiều người không chịu phản hồi email hoặc một câu hỏi được nêu lên trong nhóm chung?
Bạn không được trả lời có thể là vì đối phương nhận tin mà chưa thể đọc, không muốn đọc hay đọc rồi mà chưa kịp phản hồi hoặc không thèm phản hồi? Quá nhiều thắc mắc và cảm giác bực dọc và tổn thương là không thể kể hết. Tuy nhiên, theo các phân tích được nhiều người đồng tình thì có vài lý do quan trọng khiến các tin nhắn, nội dung chat hoặc email của bạn bị bỏ qua là:
- Bạn viết quá nhiều, nội dung quá dài. Hầu hết mọi người đều có rất nhiều việc phải làm suốt cả ngày, vì vậy, bất cứ thứ gì khiến họ mất tập trung hơn 30 giây đều sẽ là điều mà họ cố gắng tránh bằng mọi giá. Do đó, khi một email dài đến hộp thư đến của họ, họ có khả năng sẽ bỏ qua nó hoàn toàn.
- Bạn gửi cùng một vấn đề cho quá nhiều người cùng lúc. Sau nhiều năm đi làm trong môi trường công sở hẳn bạn đã nhận ra một chân lý, dù tiêu cực nhưng không thể chối bỏ, “việc chung thì không phải là việc của ai cả”. Một email có quá nhiều người nhận và nội dung không nói cụ thể ai là người có trách nhiệm phản hồi chính là một thông tin “dễ bị quên lãng” nhất.
- Bạn gửi email quá nhiều, bất kể thời gian, bất kể nội dung. CC là một tính năng hay nhưng cũng hết sức nguy hiểm nếu bị lạm dụng. Bạn sẽ trở thành người làm phiền đồng nghiệp nếu cứ vô tư sử dụng chức năng “reply all” hoặc tuỳ tiện gửi email CC cho tất cả những ai mà bạn nghĩ “có chút liên quan”. Bên cạnh đó, không có gì bực bội cho nhân viên hơn là nhận được quá nhiều email từ sếp của họ suốt cả ngày, mà trong đó chỉ có một vài thứ liên quan đến họ. Tình trạng này kéo dài dần dần sẽ khiến mọi người không còn đọc đầy đủ email nội bộ trong tương lai.
- Bạn không nói rõ vấn đề, không đặt câu hỏi. Nếu bạn thường xuyên giao tiếp theo kiểu kể chuyện chung chung không chốt lại rằng mình cần gì, hoặc đặt ra vấn đề mà không chủ động nêu các lựa chọn để giải quyết, hoặc trả lời câu hỏi của người khác bằng một câu hỏi thì khả năng bạn bị “bỏ lơ” cũng khá cao. Thời gian làm việc của mọi người là có giới hạn và ai cũng có việc riêng, nhiệm vụ của bạn khi giao tiếp là phải rõ ràng, cụ thể, ngắn gọn về nhu cầu.
CÁCH ĐỂ LÀM VIỆC HIỆU QUẢ VỚI NGƯỜI THƯỜNG XUYÊN KHÔNG PHẢN HỒI
Có lẽ chỉ cần tưởng tượng đến việc bấy lâu nay mình luôn bị “quăng cục lơ” thôi cũng đã đủ khiến nhiều người mất hết kiên nhẫn, chán nản, mệt mỏi và muốn dẹp hết mọi công việc qua một bên. Nhưng hãy bình tĩnh, mọi thứ chưa hẳn đã đi vào bế tắc!
Dù kết quả này là do bạn giao tiếp chưa đúng cách hay đồng nghiệp cư xử tệ, hãy giải quyết bằng cách vận dụng biện pháp thích hợp, thay vì chỉ dừng lại ở việc phân tích ai sai ai đúng.
Cùng tham khảo năm cách đối phó với đồng nghiệp không phản hồi để ngăn chặn tình trạng này tiếp tục xảy ra và giúp cho mọi hoạt động được vận hành trơn tru hơn nhằm đạt được kết quả như bạn mong đợi:
#1. “Làm một nửa công việc cho họ”. Nghĩa là bạn hãy chủ động tạo điều kiện để đối phương dễ dàng và nhanh chóng đưa ra câu trả lời cho mình.
Alison Green, tác giả của trang blog Ask a Manager, đã viết trên Quick Base rằng bạn nên giúp đỡ để người đó dễ dàng phản hồi bạn. Một số người không trả lời các yêu cầu vì việc này có vẻ tốn thời gian và họ dự định sẽ thực hiện sau, nhưng rồi sau đó họ thường quên luôn yêu cầu của bạn.
Để giúp nhiều mọi người chịu đọc email của bạn ngay cả khi họ bận rộn, bạn nên tóm tắt hết toàn bộ nội dung chính vào tiêu đề và giữ cho nội dung súc tích thay vì bắt họ phải “lội” qua các đoạn văn dày đặc. Khi chia sẻ thông tin hay nêu yêu cầu hãy thử sử dụng các câu ngắn, đoạn văn nhỏ và tiêu đề lớn để tạo bố cục cho người đọc dễ khái quát thông tin.
Để giúp đồng nghiệp dễ dàng và nhanh chóng đưa ra phản hồi, bạn hãy nói rõ luôn đề xuất của bạn hoặc đưa ra các phương án lựa chọn. Hỏi họ “cách làm này có ổn với bạn không?” thay vì để ngỏ “chúng ta nên làm gì với trường hợp này”.
Hoặc, thay vì soạn chung một email hướng dẫn nhiều phần cùng lúc cho vài bộ phận, bạn có thể biến email dài đó thành hai hoặc ba email ngắn và được gửi riêng cho từng nhóm có liên quan khác nhau nhau. Bằng cách này, người nhận hiểu rằng nếu họ nhận được email từ bạn, thì email sẽ chỉ chứa thông tin liên quan đến vị trí của họ, điều này sẽ khiến họ có nhiều khả năng đọc nó hơn.
#2. Hãy tạm thời để bóng trong sân của họ, nghĩa là tạo ra bối cảnh để họ phải thực hiện các động tác góp phần giúp công việc tiến triển.
Ashley Cobert, một chuyên gia PR, viết trên tờ The Muse rằng bạn nên đưa ra thời hạn giao việc để họ tự sắp xếp việc xử lý khủng hoảng “deadline”. Để ngăn tình trạng email hoặc tin nhắn của mình bị dồn vào thư mục rác, bạn đặt câu hỏi hoặc đưa ra các mục hành động và xác định mốc thời gian cụ thể bạn có được phản hồi hoặc kết quả công việc.
Chắc chắn bạn sẽ thành công khi nêu rõ việc cần làm, quy trình và thời hạn, bởi không ai muốn bị nói rằng họ làm lỡ một công việc đã được lên kế hoạch và phân công cụ thể. Ví dụ, bạn hãy nói: “Anh vui lòng phản hồi lại cho tôi vào thứ Sáu! Vào thời điểm đó, tôi sẽ cập nhật và gửi tài liệu này cho cấp trên xem xét và ký duyệt”. Đó là một cách hay để bạn ám chỉ về các diễn biến tiếp theo, kết quả và hậu quả. Nếu bạn không làm được như vậy, bạn đã mất tiếng nói công việc của mình.
#3. Đề xuất một quá trình hành động mà bạn sẽ thực hiện nếu không nhận được phản hồi. Cách này sẽ không áp dụng được trong mọi tình huống, tuy nhiên nó vẫn rất nên tham khảo.
Đơn giản nhất, bạn có thể nhẹ nhàng, lịch sự làm rõ đại ý rằng: Nếu tôi không nhận được thêm phản hồi nào từ bạn vào thứ Ba tuần tới, tôi sẽ theo các thông tin này để lên kế hoạch đề xuất cho khách hàng, rồi sau đó sẽ tiếp tục quy trình (hoặc trình hợp đồng cho sếp ký, hoặc đặt đơn hàng, làm phiếu xuất kho, hoặc bất cứ điều gì có ý nghĩa trong bối cảnh).
Chìa khóa để làm điều này là sự hợp lý. Bạn cần đưa ra được một phương án hành động hợp lý gồm cả hợp thức và hợp lệ so với quy định của công ty mà bạn được phép thực hiện. Và phải cung cấp khoảng thời gian hợp lý để người đó trả lời. Ví dụ: nếu tôi không nhận được hồi âm trong vòng một giờ thì hoàn toàn không hợp lý trừ khi nó là trường hợp vô cùng khẩn cấp. Thông thường, bạn cần phải dành cho đối phương ít nhất một vài ngày khi sử dụng chiến thuật này để người đó thực sự có thời gian để nói. Hãy chờ đợi và đừng làm điều gì sai với tuyên bố đó.
#4. Thử một phương pháp giao tiếp khác. Nhiều người thường phàn nàn rằng đồng nghiệp không bao giờ trả lời email của họ, nhưng khi được hỏi liệu họ đã thử gọi điện thoại hoặc nói chuyện trực tiếp chưa thì câu trả lời là chưa.
Mặc dù mọi người nên có trách nhiệm trả lời email gửi đến cho họ, nhưng nếu bạn quá cần một câu trả lời từ một đồng nghiệp nào đó, thì hãy chủ động thử một phương thức giao tiếp khác. Nhấc điện thoại lên và xem mình có giải quyết được vấn đề tốt hơn hay không.
#5. Đến hỏi chuyện trực tiếp và trao đổi về cách xử lý công việc. Rất may là chúng ta vẫn luôn có cơ hội để tiếp cận với đồng nghiệp. Nếu bạn thường xuyên gặp khó khăn trong việc nhận phản hồi từ ai đó, đã đến lúc bước đến gặp họ trực tiếp chứ không phải qua email và nhờ họ giúp bạn tìm ra cách xử lý rốt ráo tình trạng này.
Chuyên gia về nghi thức xã giao, Peggy Post, tác giả và giám đốc của Học viện Emily Post, viết trong Good Housekeep về những việc cần làm khi một đồng nghiệp liên tục không trả lời email của bạn là hãy yêu cầu thông tin, và khiến chia sẻ để họ hiểu rằng điều đó có thể gây ảnh hưởng kết quả công việc và làm tổn hại uy tín của bạn. Hãy nói điều gì đó như: Tôi thấy rằng mình thường không nhận được phản hồi từ anh khi gửi các yêu cầu thông qua các kênh liên lạc cho công việc. Anh có cần tôi làm gì khác đi để những trao đổi về sau suôn sẻ hơn hoặc tôi sẽ có được những thứ mình cần hay không? Bình tĩnh đưa ra vấn đề, lịch sự truy vấn và nhẹ nhàng giải thích nhu cầu về thông tin, tầm quan trọng của thời hạn. Hãy giữ tâm trí cởi mở và thái độ thân thiện. Có khá nhiều lý do khiến người ấy không trả lời bạn: Họ làm việc quá sức; họ xem xong rồi quên; họ xem xong và lẳng lặng thực hiện; hoặc họ không xem yêu cầu của bạn là nhiệm vụ ưu tiên.
Sau khi bạn trao đổi một cách thân thiện, điều này tối thiểu cũng đánh động sự chú ý của họ đến vấn đề. Chẳng hạn họ sẽ giải thích rằng hộp thư đến của họ bị quá tải, bạn nên ghé qua gặp họ khi có chuyện quan trọng, bạn có thể đánh dấu quan trọng cho tiêu đề email, họ thường sẽ trả lời email nhanh hơn vào buổi sáng, hoặc họ nghĩ rằng bạn nên liên hệ một đầu mối khác phù hợp hơn để xử lý công việc nhanh hơn. Trường hợp tệ nhất là sau mọi nỗ lực, đối phương vẫn không có gì thay đổi hay muốn hợp tác, hãy đưa việc này lên cho cấp trên của họ để được giải quyết rốt ráo.
Tuyển dụng Bạch Long Mobile