Những điều bạn cần hỏi sếp khi nhận công việc mới

Bạn có từng rơi vào tình huống thế này: Rời khỏi một cuộc họp trong trạng thái đầu óc quay cuồng, sếp vừa giao một nhiệm vụ mà bạn thấy vô cùng mù mờ, chẳng hiểu gì về rất nhiều khía cạnh của dự án mới toanh này.

Mọi chuyện dường như không vui chút nào. Mặc dù trên lý thuyết thì trưởng nhóm sẽ giới thiệu và giải thích tường tận mọi chi tiết cần thiết cho nhân viên ngay từ khi bắt đầu công việc, nhưng thực tế không diễn ra thuận lợi như vậy.

Bởi vì ghét thất bại nên Abby Wolfe – huấn luyện viên nghề nghiệp – đã lập nên danh sách 4 CÂU PHẢI HỎI để ứng phó với tình huống được sếp giao việc mà không chỉ dẫn. Đây chẳng những là cách tuyệt vời giúp vượt qua thử thách mà còn cho thấy sự chủ động của một nhân viên thông minh trong quá trình triển khai nhiệm vụ.

Nếu bạn cũng đang rơi vào thế khó xử như trên, hãy cùng Tuyển dụng Bạch Long Mobile khám phá ngay 4 câu hỏi mà Abby Wolfe gợi ý là gì nhé!

1. THỜI HẠN CỦA CÔNG VIỆC LÀ BAO LÂU?

Có sự khác biệt rất lớn giữa một việc cần hoàn thành vào cuối ngày với một hạn chót (deadline) là “tháng sau” hay “ngày này năm sau”. Trong khi chúng ta luôn bị thôi thúc rất nhiều việc cần hoàn thành mỗi ngày, nhận thêm một việc mới nghĩa là bạn phải sắp xếp hợp lý thời gian thực hiện nó.

Cho nên, tuyệt đối đừng xem nhẹ vấn đề thời hạn chỉ vì sếp không đề cập tới. Không sớm thì muộn thời hạn đó cũng đến và nếu không hoàn thành đúng lúc thì bị khiển trách là điều tất nhiên. Chắc chắn bạn không được đánh giá cao khi phản hồi: “Vì không nói trước nên tôi không biết hôm nay anh cần tài liệu đó.” Sếp đưa ra thời hạn trước hay chưa không quá quan trọng, mấu chốt là bạn có thể hỏi nhưng đã không hỏi.

Bên cạnh đó, hành động tự đoán thời hạn sẽ khiến bạn phân bổ nguồn lực sai nhu cầu. Đừng vì muốn ghi điểm với sếp mà “quăng” hết những nhiệm vụ dở dang quan trọng phải hoàn thành trong ngày sang một bên, ưu tiên làm “việc vặt” sếp mới giao. Cũng đừng bộp chộp giả định rằng “chắc sếp không cần gấp đâu” rồi vô tư làm hỏng việc của sếp. Bí quyết cực kỳ đơn giản và dễ thực hiện là xác định thời hạn cụ thể, hỏi rõ xem thời gian cho phép thực hiện là bao lâu, hạn chót cần là khi nào.

2. VÌ SAO TÔI ĐƯỢC CHỌN PHỤ TRÁCH NHIỆM VỤ NÀY?

Hoàn toàn đồng ý nếu nói rằng thoạt nghe câu hỏi này nhuốm màu sắc của sự chất vấn hay ý định phản đối. Hoàn toàn không phải như vậy, nên Abby đặc biệt nhấn mạnh rằng bạn phải thực sự khéo léo khi đặt câu hỏi nhằm tránh cho người nghe có cảm giác là bạn đang gay gắt, khó chịu hay không hài lòng. Điều quan trọng nhất khi đặt ra câu hỏi này là để bạn biết được mục đích của nhiệm vụ và sự đánh giá của sếp khi họ giao trách nhiệm này vào tay bạn.

Câu hỏi này không chỉ giúp bạn gắn kết tốt nhất những giá trị của mình cho công việc sắp làm mà còn cung cấp bối cảnh quan trọng để bạn quyết định nên triển khai công việc theo hướng nào. Ví dụ: Bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một buổi trao đổi và thực hành kiến thức (workshop) về kiểm soát sự căng thẳng. Nếu bạn ngay lập tức rời khỏi phòng họp mà không hỏi bất cứ gì thêm, nhiều khả năng bạn sẽ đi sai hướng vì không biết đối tượng của mình là ai, thông tin quan trọng nhất nên phổ biến cho họ là gì. Bởi nếu đối tượng là học sinh sinh viên, rất có thể khung giờ tổ chức sự kiện là buổi tối, khi hầu hết người tham gia không phải đến lớp. Nội dung cần tập trung vào các yếu tố gây căng thẳng điển hình như: cách cân bằng lịch học và vui chơi, cách giải tỏa tâm lý căng thẳng trước kỳ thi, cách đối mặt với kết quả học tập không như ý… Tương tự, khi đối tượng là nhân viên văn phòng, bạn có thể chọn tổ chức workshop vào cuối tuần. Nội dung trao đổi và thực hành sẽ giải quyết các vấn đề phổ biến dễ gây căng thẳng tâm lý như: xao nhãng do bận bịu người già – trẻ em, đồng nghiệp xấu tính, sếp hắc ám, thiếu hụt kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ… Nếu không biết chương trình này dành cho ai và vì sao chọn bạn thì thật khó để khiến mọi thứ trở nên dễ hiểu, và bạn cũng khó hoàn thành công việc với kết quả tốt.

3. CHÍNH XÁC SẾP MUỐN TÔI LÀM GÌ?

Abby đã kể lại một trải nghiệm thực tế của cô ấy: “Vào đầu học kỳ mùa thu, sếp đã yêu cầu tôi hỗ trợ tổ chức Student Organization Fair^(*). Tôi đã đảm bảo hoàn tất danh sách sinh viên đăng ký làm việc tại bàn và tài liệu liên quan cần thiết.

Nhưng rồi một ngày trước khi sự kiện diễn ra, tôi bỗng lên cơn “đau tim” nhẹ vì phát hiện ra mình đã quên mất việc phải đặt số lượng bàn thực sự cho sự kiện này, trong khi hệ thống phải mất ít nhất 3 ngày để hoàn tất việc xác nhận.

Sau một thời gian dài hốt hoảng chạy quanh, tôi biết được rằng sếp đã thực hiện phần đó. Thở phào nhẹ nhõm trong khi nghiệm lại bài học riêng cho bản thân. Nếu ngay từ đầu tôi biết rõ danh sách việc-sẽ-làm của sếp và đâu là phần việc thuộc về mình, tôi sẽ không tốn mất hai giờ đồng hồ lo lắng và sợ hãi.”

Vì thế, hãy luôn cẩn thận làm rõ chi tiết công việc của mình là gì, bạn sẽ không bao giờ mệt mỏi hay lo lắng vô cớ, không lãng phí thời gian cùng công sức, và đặc biệt là có đủ sự chuẩn bị cần thiết nhằm hoàn thành nhiệm vụ theo đúng với kỳ vọng của sếp.

4. TÔI CÓ THỂ TRAO ĐỔI VỚI NHỮNG AI VỀ VIỆC NÀY?

Nhiều khả năng từng có người làm chính xác công việc này trước đây. Bạn sẽ muốn biết có phương pháp nào nên thử, đối tượng nào nên tiếp cận hoặc địa điểm nào nên chọn hay không. Hoặc chí ít, bạn cũng có thể nhận thêm vài lời khuyên và kinh nghiệm từ những người đi trước đã hiểu được đâu là thuận lợi và khó khăn của dạng công việc này.

Bên cạnh đó, vấn đề cộng sự cũng khá quan trọng. Có thể với khối lượng công việc của dự án vừa nhận phân công, bạn được quyền chia sẻ trách nhiệm và hợp tác với vài cá nhân nào đó. Không ai bắt buộc bạn phải một mình gồng gánh nhiệm vụ, và tất nhiên, trong hầu hết trường hợp “Bạn không phải là siêu nhân”.

Cuối cùng, bạn nên hỏi câu này để biết các đầu mối liên hệ nhằm đảm bảo sự phê duyệt cần thiết trong khi triển khai công việc. Ví dụ: Nếu muốn lấy hàng mẫu và sản phẩm dùng thử ra khỏi phòng trưng bày đem đến hội chợ thương mại thì bạn cần có email hoặc chữ ký xác nhận cho mượn của Marketing Manager đồng thời phải liên hệ nhân viên phòng trưng bày làm thủ tục xuất hàng.

Thật tuyệt nếu bạn luôn được làm việc cho các quản lý trực tiếp tài giỏi và tâm lý – người biết cách vạch rõ mục tiêu, kỳ vọng và hướng đi. Nhưng chúng ta đều hiểu rằng thực tế không phải lúc nào cũng màu hồng, quản lý của bạn có thể đãng trí, có thể không hoàn hảo hoặc có thể chỉ đang “chân ướt chân ráo” học làm sếp. Nhưng đừng vội nản lòng! Có một điều quan trọng nhưng đơn giản mà bạn nên tâm niệm chính là: Tôi không nhất thiết phải có một người sếp tuyệt vời, bản thân tôi hoàn thành có thể trở thành nhân viên tuyệt vời. Bạn có đủ năng lực để cùng sếp hướng đến mục tiêu chung và đủ bản lĩnh để đặt ra 4 câu hỏi để thuận lợi hoàn thành mọi nhiệm vụ được giao.

 (*)  Student Organization Fair là sự kiện (tabling event) lớn thường được tổ chức bởi một khoa hay phòng ban của trường đại học. Mục tiêu của ngày hội này là kết nối sinh viên từ nhiều cơ sở của trường  cùng tham gia và có trải nghiệm thực tế liên quan đến sở thích hoặc mối quan tâm của họ. Vì không gian tổ chức có hạn nhưng số lượng sinh  luôn rất lớn nên cơ hội tham dự cũng hạn chế theo nguyên tắc ai đăng ký trước được tham dự trước.

Nguồn: CareerBuilder Vietnam

Tuyển dụng Bạch Long Mobile